PENGORGANISASIAN, KOMUNIKASI, PEMBAGIAN KERJA

A.     PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

            Menurut Handoko, organisasi memiliki dua pengertian yang pertama organisasi merupakan lembaga atau kelompok fungsional seperti organisasi eprusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Sedangkan yang kedua organisasi merupakan suatu cara dimana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien. Dari pengertian organisasi tersebut, pengorganisasian dapat diartikan sebagai proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupiya.

            Menurut Swastha, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok (personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik) sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan.

            Istilah pengorganisasian  mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut :

1.      Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenanga kerja organisasi.

2.      Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, di mana setiap pengelompokkan diiikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.      Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.

4.      Cara dimana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

            Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efesien. Proses pengorganisasi dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :

1.      Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanaan untuk mencapaian tujuan organisasi.

2.      Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.

3.      Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi  ketidak-efesienan dan konflik-konflik yang merusak.

            Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu :

1.      Pembagian kerja

2.      Departementalisasi (atau sering disebut disebut dengan istilah departementasi

3.      Bagan organisasi formal

4.      Rantai perintah dan kesatuan perintah

5.      Tingkat-tingkat hirarki manajemen

6.      Saluran komuikasi

7.      Penggunaan komite

8.      Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

B.     PEMBAGIAN KERJA

Pembagian kerja merupakan pengelompokan kegiatan atau aktifitas serta tenaga kerja kedalam bagian-bagian tertentu sesuai dengan kategori yang ditentukan. Tujuan suatu organisasi memerlukan pembagian kerja adalah terbatasnya kemampuan individu-individu dalam malakukan berbagai kegiatan. Untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri, maka diperlukan pembagian kerja menjadi beberapa kelompok di dalam organisasi. Sebagai contoh, pembagian kerja dalam team sepak bola : dimana ada manajer tim, kepala pelatih, asisten pelatih, dokter tim, penjaga gawang, dan pemain lainnya. Penggolongan menjadi bagian-bagian di dalam organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor sebagai berikut :

a.       Didasarkan pada suatu angka, dasar penggolongan angka ini biasanya terdapat dibidang kemiliteran. Misalnya : Divisi ke- 4 (Kodam IV) Diponegoro, Resimen ke- 72 (Korem 072) Pamungkas dan sebagainya.

b.      Didasarkan pada waktu, untuk mengadakan penggelompokan biasanya dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas di pabrik. Bilamana sebuah perusahaan menjalankan proses produksi secara terus menerus dapat mengadakan pengelompokan karyawan kedalam beberapa kelompok kerja. Misalnya : jam kerja karyawan pabrik dalan sehari adalah 8 jam (termasuk istirahat), maka kelompok kerja pertama mendapat waktu kerja puku 07.00-15.00 sedangkan kelompok kedua memulai kerja pukul 15.00-23.00.

c.       Didasarkan pada fungsi perusahaan, sebagai contoh kegiatan-kegiatan perusahaan dibagi kedalam tiga bagian yaitu : Bagian Produksi, Bagian Pemasaran ( termasuk penjualan ) dan Bagian Keuangan. Dengan demikian, masing-masing karyawan yang berada di bagian produksi tidak perlu manjalankan aktifitas-aktifitas yang menjadi tanggung jawab bagian pemasaran dan keuangan begitu juga sebaliknya. Jadi karyawan hanya bekerja sesuai dengan pembagian yang telah ditentukan perusahaan.

d.      Didasarkan pada luas daerah operasi, apabila sebuah perusahaan memiliki daerah operasi yang sangat luas, maka dapat mendirikan cabang-cabang di beberapa daerah. Penggolongan ini juga dimaksudkan untuk menampung jumlah aktifitas yang terlalu besar. Dengan demikian cabang perusahaan dapat menempung semua transaksi yang terjadi dan ada di daerahnya.

e.       Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan, sebagai contoh perusahaan PT Astra yang menbuat beberapa macam barang (sepeda motor Honda, mobil Honda Civic dan mesin foto copy Xerox) dapat menggelompokkan aktifitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya karena masing-masing jenis barang memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Selain itu, juga memerlukan kemampuan dan ketrampilan yang berbeda-beda dari setiap barang yang dihasilkan..

f.       Didasarkan pada jenis langganan, pada seatu perusahaan biasanya meliki berbagai langganan seperti konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah, dan/atau perusahaan lain. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan seperti promosi akan berbeda-beda untuk masing-masing jenis langganan. Tidak selalu setiap perusahaan memiliki jenis pelanggan yang sama mungkin perusahaan hanya memiliki pelanggan konsumen rumah tangga dan pedagang sedangkan perusahaan yang lain hanya memiliki pelanggan pemerintah. Dengan demikian, dapatlah diadakan penggolongan karyawan beserta aktifitasnya menurut jenis langganan perusahaan. 

C.     DEPARTEMENTALISASI

            Departementalisasi adalah proses pengelompokan dan penanaman bagian atau kelompok pekerjaan menurut kriteria tertentu.

Bentuk-bentuk Departementalisasi adalah sebagai berikut:

1.    Fungsi: pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan.

2.    Produk atau jasa: divisi mesin cuci, lemari es, televisi atau radio.

3.    Wilayah: divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, atau Indonesia Timur dan Operasi internasional.

4.    Langganan: penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer atau konsumen.

5.    Proses atau peralatan: departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pembungkusan atau bagian finishing.

6.    Waktu: kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua dan shift ketiga.

7.    Pelayanan: bisa mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi, dan kelas turis dalam pelayanan di pesawat terbang.

8.    Alpha-numerical: bisa digunakan pada pelayanan telepon dimana, missal, nomor 00000 – 50.000 ditempatkan dalam satu departemen dan nomor 50.001 – 99.999 dalam departemen lain.

9.    Proyek dan matriks: digunakan oleh perusahaan-perusahaan kontruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan atau orientasi – energi.

1.      Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia penjualan, akuntansi, programmer komputer, dan sebagainya.

Organisasi ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi.

Kebaikan pendekatan fungsional

Kebaikan utama dari pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan fungsional ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.

Kelemahan pendekatan fungsional

            Bagaimanapun juga, disamping mempunyai kelebihan, pendekatan fungsional juga mempunyai kelemahan. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

2.      Departementalisasi Divisional

            Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional.

            Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan dan proses atau peralatan.

Struktur organisasi divisional atas dasar produk

            Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logic yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.

Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah

            Departementalisasi wilayah, kadang-kadang juga disebut departementalisasi daerah, regional atau geografis, adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat di mana operasi berlokasi atau di mana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang terutama menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar dan tenaga kerja.

Struktur organisasi divisional atas dasar langganan

            Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada pengguanan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi atas dasar langganan ini terutama digunakan daalm pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu.

Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan

            Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-peralatan yang digunakan memerlukan ketrampilan-ketrampilan pengoperasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya.

Kebaikan struktur divisional

Organisasi atas dasar divisi mempunyai beberapa kebaikan. Kebaikan-kebaikan struktur organisasi divisional dapat diperinci sebagai berikut:

1.    Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.

2.    Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan limgkungan divisi yang khas.

3.    Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggung jawaban atas prestasi kerja.

Kelemahan struktur divisional

            Disamping mempunyai kelebihan, struktur divisional juga mempunyai kelemahan. Kelemahan-kelemahan struktur divisional adalah sebagai berikut:

1.    Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” potensial antar sunmber daya- sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.

2.    Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi.

3.    Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.

Struktur organisasi matriks

            Departementalisasi matriks adalah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam struktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada di bawah dua wewenang. Sehingga beberapa anggota organisasi memberikan laporan kepada dua atasan, bukannya satu atasan seperti bentuk yang tradisional.

            Karena struktur ini dirancang untuk menangani masalah atau proyek khusus, maka pengidentifikasian proyek seperti itu perlu diikuti dengan pemilihan sebuah tim yang anggota-anggotanya mempunyai keahlian yang diperlukan.

Davis dan Lawrence menguraikan empat tahap perkembangan matriks, yaitu sebagai berikut:

a.    Tahap I piramid tradisional

b.    Tahap II hamparan sementara

c.    Tahap III hamparan tetap

d.    Tahap IV suatu matriks dewasa

Sedikit organisasi yang dapat membuat perubahan seketika dan efektif dari organisasi fungsional atau divisional menjadi struktur matriks yang sepenuhnya berfungsi.

Organisasi matriks dapat menampung berbagai macam dan perubahan proyek atau produk/pasar/teknologi. Organisasi matriks menyediakan suatu hirarki yang dapat memberikan tanggapan secara cepat terhadap perubahan-perubahan lingkungan, terutama dalam teknologi.

Kebaikan organisasi matrik

            Beberapa kebaikan dari organisasi matriks adalah sebagai berikut:

1.    Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional.

2.    Mengembangkan ketrampilan-ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagai manajer-manajer strategik.

3.    Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen menengah trehadap masalah-masalah strategic perusahaan.

Kelemahan organisasi matriks

            Beberapa kelemahan dari organisasi matriks adalah sebagai berikut:

1.    Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan, kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang kontradiktif.

2.    Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal.

3.    Memerlukan lebih banyak ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.

D.     Delegasi Wewenang

Menurut Handoko, delegasi dapat didefinisikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Sedangkan delegasi wewenang adalah proses dimana para manejer mengalokasikan wewenang ke bawahan kepada orang-orang yang melapor kepadanya.

Dalam proses delegasi terdapat empat kegiatan yang penting untuk tercapainya tujuan dari delegasi:

a.       Pihak yang memberi delegasi harus memberi dan menentukan tugas serta tujuan yang jelas kepada bawahan.

b.      Pihak yang memberi delegasi melimpahkan wewenang yang sesuai untuk menjalankan tugas dan mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan.

c.       Secara tersirat maupun tersurat pihak yang menerima delegasi mempunyai tanggung jawab dan kewajiban atas wewenang yang didapatkannya.

d.      Pihak yang menerima delegasi wajib melaporkan kepada pendelegasi atas hasil yang telah dicapainya selama memegang pelimpahan wewenang.

Sedangkan menurut Wursanto,  dalam ilmu manejemen atau dalam ilmu organisasi yang dimaksud mendelegasikan memberi sebagian dari kekuasaan yang dimiliki oleh seseorang atasan kepada bawahannya atau pejabat lain untuk melakukan suatu tindakan dan pemberian kekuasaan itu diikuti dengan suatu pertanggungjawaban. Atas dasar pengertian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pelimpahan belum tentu mengalir dari seorang atasan kepada bawahan, tetapi dapat juga terjadi dari seorang atasan kepada pejabat yang setingkat. Pelimpahan wewenang harus diimbangai dengan pertanggungjawaban oleh pihak yang diberi kepercayaan atas wewenang yang dilimpahkan kepadanya. Yang dimaksud dengan pertanggungjawab adalah kewajiban moril dan kewajiban hukum dalam melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan-ketentuan atau norma-norma yang telah ditetapkan oleh organisasi.  Jika pertanggungjawab tidak dilakukan maka akan terjadi penyelewengan kekuasaan.

Menurut Wursanto, dalam sebuah organisasi delegasi wewenang perlu dilakukan karena beberapa alasan sebagai berikut :

a.       Delegasi wewenang berperan penting dalam upaya pengembangan sebuah organisasi agar mampu menyesuaikan dengan perubahan dari dalam dan luar organisasi.

b.      Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam usaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditentukan.

c.       Kemampuan seorang pemimpin terbatas baik masalah waktu, pengetahuan, pegalaman maupun kondisi fisik/kesehatan sehingga sebagian kekuasaan atau wewenang perluh dilimpahkan kepada orang lainuntuk mengantikan perannya agar kegiatan organisasi tetep berjalan.

d.      Meringankan beban pemimpin dalam menangani kegiatan organisasi yang begitu banyak yang tidak dapat diatas sediri secara sekaligus.

Pendelegasian wewenang dilakukan oleh pimpinan bukan karena alasan, hal ini dilakukan karena beberapa sebab diantaranya adalah pendelegasian dapat memungkinkan meningkatkan hasil kinerja suatu organisasi yang tidak dapat dilakukan oleh seorang pemimpin saja.  Dengan pendelegasian wewenang dari atasan ke bawahan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam kegiatan organisasi. Delegasi juga dapat digunakan sebagai sarana/media bagi bawahan untuk tumbuh dan berkembang .Selain itu, pendelegasian juga dapat memusatkan perhatiannya pimpinan kepada urusan yang lebih penting dalam kegiatan organisasi. Delegasi dibutuhkan karena pimpinan memiliki keterbatasan dalam hal waktu, pengetahuan serta pengalaman dalam mengambil keputusan untuk menangani berbagai permasalahan yang timbul dari proses kegiatan organisasi. Sehingga, agar organisasi dapat mengunakan sumber daya-sumber dayanya secara efektif dan efisien .

Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif

          Menurut Stoner, prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah :

1.      Prinsip skalar, artinya dalam proses pendelegasiaan harus ada garis wewenang yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkataan organisasi paling atas ketingkat paling bawah. Garis wewenang yang jelas akan mempermudah bagi setiap anggota organisasi untuk mengetahui. Kepada siapa dia dapat mendelagasikan wewenang, dari siapa dia akan menerima delegasi dan kepada siapa dia harus memberi pertanggung jawaban. Dalam proses pembuatan baris wewenang dibutuhkan delegasi penuh, yang berarti bahwa semua tugas organisasi yang diperlukan harus dibagi habis. Proses ini untuk menghindari terjadinya berbagai persoalan seperti : gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penanggung jawabnya, overlaps  yaitu tanggung jawab atau tugas yang sama yang diberikan lebih dari satu orang individu dan splits yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu organisasi. Bila hal-hal di atas terjadi maka proses pendelegasian wewenang tidak akan mencapai tujuan yang ditentukan.

2.      Prinsip kesatuan perintah, artinya menyatakan bahwa setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan. Pelaporan kepada lebih dari satu atasan membuat individu kesulitan untuk mengetahui kepada siapa pertanggung jawaban diberikan dan instruksi mana yang harus diikuti. Disamping itu, bawahan dapat menghindari tanggung jawab  atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan.

3.      Tanggung jawab, wewenang dan akauntabilitas. Agar organisasi dapat menggunakan sumber daya-sumber dayanya dengan lebih efisien, tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkat organisasi yang paling bawah dimana ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya. Konsekuensi wajar peranan tersebut adalah bahwa setiap individu dalam organisasi untuk melaksanakan tugas yang dilimpahkan kepadanya dengan efektif, dia harus diberi wewenang yang secukupnya. Bagian terpenting dari delegasi tanggung jawab dan wewenang adalah akauntabilitas penerimaan tanggung jawab dan wewenang berarti individu menerima tuntutan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

Menurut Handoko ada beberapa hal yang menyebabkan pendelegsian wewenang mengalami kegagalan di antaranya adalah :

a.       Manejer merasa lebih bila merekanmereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.

b.      Manejer tidak bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan melaksanakan wewenangnya dengan salah atau gagal.

c.       Manejer tidak atau kurang memiliki kepercayaan akan kemampuan bawahannya.

d.      Manejer merasa bahwa bawahan lebih senang tidk mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.

e.       Manejer tkut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan efektif sehingga posisinya sendiri terancam.

f.       Manejer tidak mempunyai kemampuan manejerial untuk mendelegasikan tugasnya.

Penanggulangan Hambatan-hambatan Delegasi

            Agar proses delegasi berjalan dengan efektif dan efisien maka deperlukan beberapa upaya untuk mengatasi dan menanggulangi hambataan-hambatan di atas. Persyaratan utama untuk membuat proses delegasi weweang dapat berjalan dengan lancar adalah kesedian manejer untuk memberikan kepada bawahan kebebasan yang sesungguhnya untuk melaksanakan tugas yang dilaksanakan kepadanya. Manejer harus bersedian menerima perbedaab cara permecahan yang digunakan bawahan untuk menyelesaikan masalah dan harus bersedia menanggung resiko yang akan terjadi bila bawahan tidak dapat menyelesaikan tugasnya dengan benar. Dan mereka perlu diberi arahan dan kebebasan untuk berfikir kreatif dalam menangani suatu masalah agar mereka mampu belajar dari kesalahan yang telah diperbuatnya. Pengembangan komunikasi diantara atasan dan bawahan akan meningkatkan rasa saling pengertian dan membuat delegasi dapat berjalan efektif. Manejer yang mengetahui kemampuan bawahannya dapat lebih realistis dalam menentukam tugas-tugas yang akan didelegasikan kepada bawahannya yang telah dipercaya.

Menurut Louis Allen (Handoko;228), beberapa teknik khusus untuk membantu manejer melakukan delegasi yang efektif sebagai berikut :

1.      Tetapkan tujuan, bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.

2.      Tegaskan tanggungjawab dan wewenang. Bawahan harus dibeitahu informasi yang jelas tentant apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan dari bagian sumber daya-sumber daya organisasi mana yang ditempatkan dibawah wewenangnya.

3.      Berikan motifasi kepada bawahan. Manejer dapat mendorong bawahan melalui perhatian kepada tujuan dan kebutuhan yang sensitif.

4.      Meminta penyelesaian kerja. Manejer memberikan pedoman, bantuan dan informasi kepada bawahan, sedangkan para bawahan harus melaksanakan pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan.

5.      Berikan latihan. Manejer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.

6.      Adakan pengawasan yang memadai. Sistem pengawasan yang terpercaya dibuat agar manejer tidak perlu menghabiskan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan secara terus menerus.

E. KOMUNIKASI

Menurut Wexley and Yulk, komunikasi  merupakan pengiriman informasi antara dua orang atau lebih.

Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah interaksi atau proses hubungan saling pengertian antar manusia.

Menurut Elliot Jaques, komunikasi  adalah penyampaian berbagai macam perasaan, sikap, dan kehendak baik secara langsung maupun tidak langsung, baik secara sadar maupun tidka sadar.

Dari berbagai definisi dapat di ambil kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada lain pihak untuk mendapatkan saling pengertian. Dari definisi tersebut terkandung dua pengertian, yaitu proses dan informasi. Proses merupakan suatu rangkaian dari langkah-langkah atau tahap-tahap yang harus dilalui dalam usaha pencapaian suatu tujuan. Tahap-tahap proses komunikasi yaitu tahap penciptaan gagasan (tahap ideasi), tahap penyusunan gagasan dalam bentuk simbol atau tanda-tanda sandi (tahap encoding), tahap pengiriman (transmitting), tahap penerimaan, tahap menginterpretasikan gagasan atau pesan yang diterima, tahap pemberiaan tanggapan.

Sedangkan yang dimaksud dengan informasi atau keterangan adalah segenap rangkaian perkataan, kalimat, gambar, kode atau tanda tertulis lainnya yang mengandung pengertian, buah pikiran atau pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh setiap orang yang mempergunakannya untuk melakukan tindakan-tindakan yang benarr, baik dan tepat.

Unsur-Unsur Komunikasi

Komunikasi mengandung lima unsur, yaitu:

1.      Komunikator. 

2.      Menyampikan berita.

3.      Berita-berita yang disampaikan.

4.      Komunikan.

5.      Tanggapan atau reaksi.

Dari kelima unsur komunikasi tersebut, merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila salah satu unsur tidak terpenuhi, maka komunikasi tidak akan terjadi.

Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi

Komukasi dalam suatu organisasi adalah proses penyampian informasi, ide-ide, diantara para anggota organisaasi secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Komunikasi dalam organisasi pada dasarnya merupakan suatu kegiatan intern dalam organisasi. Semua masalah yang timbul dalam organisasi akan dapat diatasi apabila komunikasi yang berlangsung dapat berjalan dengan baik dan arus informasi tidak menghadapi hambatan. 

Keuntungan komunikasi dalam organisasi :

1.      Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas.

2.      Meningkatkan semangaat kerja para pegawai.

3.      Meningkatkan moral dan disiplin para pegawai.

4.      Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya sehingga akan berlangsung pengendalian operasional efisien.

5.      Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan, yang telah ditetapkan oleh pimpinan organisasi.

6.      Semua informasi, keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh para pegawai dpat dengan cepat dan tepat diperoleh.

7.      Meningkatkan rasa tanggung jawab semua pegawai.

8.      Menimbulkan rasa saling pengertian diantara pegawai.

9.      Meningkatkan kerja sama antara pegawai.

10.  Meningkatkan semangat korp atau esprit de corp dikalangan para pegawai.

Klasifikasi dan Media Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya.

1.      Dari segi sifatnya, dibedakan menjadi :

a.       Komunikasi lisan

b.      Komunikasi tertulis

c.       Komunikasi verbal

d.      Komunikasi non verbal

2.      Dari segi arahnya, dibedakan menjadi :

a.       Komunikasi keatas

b.      Komunikasi kebawah

c.       Komunikasi diagoanal keatas

d.      Komunikasi diagonal kebawah

e.       Komunikasi horisontal

f.       Komunikasi satu arah

g.       Komunikasi dua arah

3.      Dari segi lawannya, dibedakan menjadi :

a.       Komunikasi satu lawan satu

b.      Komunikasi satu lawan kelompok

c.       Komunikasi kelompok lawan satu

d.      Komunikasi kelompok lawan kelompok

4.      Menurut keresmiannya, dibedakan menjadi :

a.       Komunikasi formal

b.      Komunikasi informal

Sasaran dan Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

Yang diatas sasaran dan hambatan komunkasi dalam organisasi adalah berbagai hasil yang ingin dicapai dalam proses komunikasi. Hasil yang ingin diperoleh dalam proses komunikasi tergantung dari arah komunikasi dalam organisasi tersebut. Untuk mencapai sasaran, komunikasi sering mengahadapi berbagai macam hambatan. Hambatan dalam komunikasi dapat dibagi menjadi tiga, yaitu  hambatan teknis, hambatan sematik, hambatan perilaku.

·         Hambatan yang bersifat teknis

Adalah hambatan yang disebabkan oleh berbagai faktor, sperti :

1.      Kurangnya sarana dan peranan yang diperlukan dalam proses komunikasi

2.      Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak sesuai

3.      Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya proses komunikasi

·         Hambata Sematik

Adalah hambatan yang disebabkan kesalahan dlam menafsirkan, kesalahan dalam memberikan pengertian terhadap bahasa (kata-kata, kalimat, kode-kode) yang dipergunakan dalam proses komunikasi. Kesalahan dalam menangkap pengertian terhadap bahasa dapat terjadi karena perbedaan latarbelakang pendidikan ( education background ) maupun latarbelakang sosial ( sosisal background ). Untuk m engatasi hambatan sematik dapat dilakukan dengan mempergunakan istilah-istilah yang mudah dipahami, kalliimat-kalimat pendek, serta dengan menyesuaikan latarbelakang dari pihak komunikan.

·         Hambatan Perilaku

Hambatan perilaku disebut juga hambatan kemanusiaan, adalah hambatan yang disebabkan berbagai bentuk sikap atau perilaku, baik dari komunikator maupun komunikan. Hambatan perilaku tampak dalam berbagai bentuk, seperti :

1.      Pandangan yang bersifat apriori

2.      Prasangka yang didasarkan pada emosi

3.      Suasana otoriter

4.      Ketidakmauan untuk berubah

5.      Sifat yang ego sentris

F. KOORDINASI

Menurut Drs. H. Malayu S.P Hasibuan, koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan unsure-unsur manajemen (6M) dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi.

Menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya diantara para anggota itu sendiri.

Menurut G.R. Terry, koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Pentingnya koordinasi dalam suatu organisasi, yaitu;

1.      Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percecokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan.

2.      Agar orang-orang dan pekerjanya diselaraskan serta diarahkan untuk pencapaian tujuan perusahaan.

3.      Agar sarana dan prasarana dimanfaatkan untuk mencapai tujuan.

4.      Supaya semua unsure manajemen (6M) dan pekerjaan masing-masing individu karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi.

5.      Supaya semua tugas, kegiatan, dan pekerjaan teritegrasi kepada sasaran ayng diinginkan.

Tipe-tipa koordinasi;

1.      Koordinasi vertikal adalah keggiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada dibawah wewenang dan tanggung jawabnya.

2.      Koordinasi horizontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.

Sifat-sifat Koordinasi;

1.      Koordinasi adalah dinamis bikan statis.

2.      Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran.

3.      Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

            Asas-asan koordinasi adalah asas skala (scalar principle = hierarki). Asas hierarki ini bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasi bawahannya langsung.

Tujuan koordinasi ;

1.      Untuk mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan.

2.      Untuk menjuruskan keterampilan spesialis kea rah sasaran perusahaan.

3.      Untuk menghindari kekosongan dan tumpang-tindih pekerjaan.

4.      Untuk menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran.

5.      Untuk mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan 6M kea rah sasaran organisasi atau perusahaan.

6.      Untuk menghindari tindakan overlapping dari sasaran perusahaan.

A.                 SYARAT-SYARAT  KOORDINASI

1.      Sense of cooperation (perasaan untuk bekerja sama), ini harus  dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bikan orang per orang.

2.      Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antar bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.

3.      Team spirit,artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.

4.      Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

            Koordinator harus dilakukan oleh setiap manajer dalam perusahaan, artinya harus dilakukanoleh setiap orang yang mempunyai bawahan. Koordinasi tidak dapat diperinathkan, dipaksakan, tetapi akan lebih baik dengan cara persuasive.

B.                 CARA-CARA MENGADAKAN KOORDINASI

1.      Memberikan keterangan langsung dan secar bersahabat.

2.      Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota, tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya masing-masing.

3.      Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide,saran-saran, dan lain sebagainya.

4.      Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.

5.      Membina human relations yang baik antara sesama karyawan.

6.      Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.

Hubungan koordinasi dengan fungsi-fungsi manajemen ;

·         Perencanaan dan Koordinasi, artinya semakin baik dan terincinya rencana maka akan semakin mudah melakukan koordinasi.

·         Pengorganisasian dan Koordinasi, artinya jika organisasi baik maka pelaksanaan koordinasi akan lebih mudah.

·         Pengarahan dan koordinasi, dengan menggunakan bermacam-macam variasi dalam intensitas directing force akan membantu menciptakan koodinasi.

·         Pengisian jabatan dan koordinasi , artinya jika setiap pejabat sudah ditempatkan sesuai dengan keahliannya maka koordinasi akan lebih mudah.

·         Pengendalian dan koordinasi, artinya tindakan-tindakan perbaikan terjadi  karena control membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.

G. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

            Seperti yang telah diketahui bahwa informasi adalah data yang telah diolah dan yang penting artinya untuk pengambilan keputusan. Jadi untuk memperoleh informasi, tindakan pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi.

1.                   Teknik Pengumpulan Data

a.                   Melalui pengamatan sendiri secara langsung.

b.                   Melalui wawancara.

c.                   Melalui perkiraan koresponden (pembawa berita).

d.                   Melalui daftar pertanyaan.

2.                   Operasi dan Pengolahan Data

Untuk menyusun data dan mendatangkan hasil yang berarti, beberapa kombinasi operasi data dasar harus dilaksanakan. Sepuluh operasi dasar yang menghasilkan keluaran penting dapat dilihat dalam setiap sitem informasi. Menurut Burch dan Strater kesepuluh operasi data tersebut adalah capturing, pemeriksaan (verifying), penggolongan (Classifying), penyusunan atau penyortiran, peringkasan (Summarizing), penghitungan (Calculating), penyimpanan (Storing), pengambilan kembali (Retrieving), reproduksi, penyebaran –pengkomunikasian (Disseminating-Communicating).

           System informasi dalam kebanyakan organisasi biasanya terdiri atas berbagai metode teknologis dan manual. Menurut Burch dan Strater, terdapat empat macam metode pengolahan data yang penting, yakni;